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Administrative:r Assistent:in im Sekretariat / Office Manager:in (w/m/d)
Bei uns haben Sie die Chance das Institute for a sustainable Hydrogen Economy (IHE) von Beginn an mit Ihren Ideen zu begleiten. Das IHE bildet mit der H2-Demonstrationsregion das “Helmholtz-Cluster für nachhaltige und Infrastrukturkompatible Wasserstoffwirtschaft” (HC-H2). Hier werden wissenschaftliche Grundlagen im Bereich innovativer Wasserstofftechnologien gelegt, um Forschungs- und Entwicklungsansätze mit hohem Nachhaltigkeitspotential und attraktiven Wirtschaftlichkeitsaussichten voranzutreiben.
Sie werden die Institutsbereiche IHE-2 und IHE-3 verstärken.
Wenn Sie Freude daran haben, Forschung im Hintergrund möglich zu machen, Prozesse zu koordinieren und Teams organisatorisch zu stärken, erwartet Sie bei uns eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem inspirierenden Wissenschaftsumfeld. Gestalten Sie mit uns effiziente Strukturen für exzellente Forschung.
Ihre Aufgaben
- Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im IHE-2 und IHE-3
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Institutsbereichsleitung
- Eigenverantwortliche Büroorganisation
- Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
- Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Planung, Organisation und Begleitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik Wirtschaft und Industrie
- Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw.
- Unterstützung bei der Vor- und Aufbereitung von Vortragsmaterialien auch in englischer Sprache
- Führung des Protokolls bei strategischen internen und externen Leitungsabstimmungen
- Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken in Microsoft Office und Smartsheet
- Unterstützung bei der Definition und Implementierung von Workflows und Arbeitsabläufen
Arbeitsfeld
Büro
Art der Stelle
Teilzeit, Vollzeit
Start ab
ab sofort
Anstellungsdauer
befristet
Arbeitsplatzmodell
100% Vor Ort
Ihr Profil
- Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsbezogene Ausbildung, alternativ ist auch ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Englischkenntnisse (Mind. B2-Niveau) oder ein vergleichbarer Abschluss wünschenswert
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
- Absolute Zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Offene und kommunikative Persönlichkeit
- Kundenorientiertes, professionelles und verbindliches Auftreten
- Organisationstalent; strukturiertes Arbeiten in Eigenverantwortung
- Flexibilität und Teamgeist
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office
- Ausgeprägtes Interesse und Motivation den Institutsbereich mit aufzubauen und zu gestalten
Dieses Unternehmen zählt für besonderen Einsatz zu Standortmarketing & Mitarbeitergewinnung im Rahmen der jüwork-jülife.™ Kampagne für den Standort Jülich zu den Top Unternehmen 24.
Adresse Hauptsitz
Forschungszentrum Jülich
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Kontakt (allgemein)
Kontakt (Personalabteilung)
Henning Eggert
Teamleitung Personalmarketing im Geschäftsbereich Personal
E karriere@fz-juelich.de
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Eine Liste mit all unseren Stellenausschreibungen in Jülich finden Sie hier.
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Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
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Das bieten wir Ihnen
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Viele Stellen ermöglichen Homeoffice
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Exzellente “wissenschaftliche” Infrastruktur
- Beratungsangebote des Career Center & Postdoc Office
- Karriereplanung und Mentoring
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Vielfältige Angebte für Austausch und Networking
- Vergütung und Sozialleistungen nach TVöD Bund
- Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeitbeschäftigung) & freie Brückentage
- Grüner Campus und Sportangebote
- Führungsleitbild und Kompetenzmodell
- Unterstützungsangebote für Führungskräfte
- Angebot jährlicher Orientierungsgespräche
- Interdisziplinäre und internationale Teams
- Förderung von Diversity & Inclusion
Jülich is too small
for its size.
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What Jülich offers for
*Dividing people into age groups provides a useful way of organizing and matching interests and activities. This allows like-minded people with similar life experiences and needs to come together to encourage social interaction and shared activities. However, it should be noted that this categorization is not always universally valid, as we humans have different interests and preferences. For example, a toddler may also enjoy senior bingo. Nevertheless, we have not grouped this activity into this category. The categorization only serves as a guidance!
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