Assistent:in / Office Manager / Teamassistent:in in Teilzeit (w/m/d)

– Sie assistieren bei der Durchführung aller Büroorganisationsaufgaben für den Institutsbereich
– Sie unterstützen die Institutsbereichsleitung und die Abteilungsleitungen bei organisatorischen Aufgaben
– Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen, sowohl vor Ort als auch online, beteiligt und sorgen dafür, dass unsere Events reibungslos und professionell ablaufen
– Unterstützend werden Sie bei der Herstellung und Aufbereitung von Vortragsmaterial auch in englischer Sprache tätig
– Die eigenverantwortliche Annahme, Kontrolle und sachgerechte Einlagerung bestellter Artikel gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Überprüfung und Buchung des Wareneingangs
– Zudem betreuen Sie sowohl nationale als auch internationale Gäste
– Die Unterstützung der Abteilungsleitungen sowie der Institutsbereichsleitungen bei der Vorbereitung von Besprechungen gehört zu Ihren Aufgaben – sowohl intern als auch mit wichtigen externen Partner:innen
– Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen dem Management des Institutsbereichs und den Geschäftsstellen der strategischen Initiativen
– Die Ablage und Digitalisierung von z.B. Projektverträgen und weiteren internen Prozessen unterstützen Sie ebenfalls
– Sie pflegen den Kontakt zu wichtigen internen Schnittstellen im Forschungszentrum und unterstützen das administrative und operative Tagesgeschäft