Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und schätzen administrative Aufgaben mit Verantwortung? Dann sind Sie genau die richtige Verstärkung für unser Team als Assistenz der Stabsstelle Arbeitssicherheit (AS)! In dieser Funktion tragen Sie maßgeblich dazu bei, bei den Themen der Arbeitssicherheit unserer Mitarbeitenden zu unterstützen – durch effiziente Abläufe, klare Kommunikation und Ihre vorausschauende Arbeitsweise. Die Stabsstelle Arbeitssicherheit berät und unterstützt die Organisation in allen Belangen des Arbeitsschutzes. Ihr Ziel ist es, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, Risiken frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zu entwickeln. Als administrative Assistenz bilden Sie das organisatorische Rückgrat dieser wichtigen Aufgabe.
Ihre Aufgaben
– Selbstständige Erledigung und Priorisierung administrativer und organisatorischer Aufgaben für den Leiter der Stabsstelle Arbeitssicherheit
– Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und ggf. mehrtägigen Veranstaltungen der Stabsstelle auch außerhalb des Campus Jülich
– Übernahme wesentlicher Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen, Erstellung und Pflege der Finanzplanung inkl. Controlling
– Durchführung von Bestellvorgängen und sachlich richtig Zeichnung
– Betreuung der Zeitwirtschaft für die Stabsstelle
– Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
– Pflege der elektronischen Aktenführung sowie Verwaltung von Ablage und Wiedervorlage
– Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Protokollen und Präsentationen
– Übernahme der Position Qualitätsbeauftragte/r (QB), Erstellung und Bearbeitung von Prozessdarstellungen in der QM Software ConSense in Abstimmung mit den Beteiligten
Arbeitsfeld
Consulting
Art der Stelle
Vollzeit
Start ab
ab sofort
Anstellungsdauer
befristet
Arbeitsplatzmodell
Hybrides Arbeiten
Ihr Profil
– Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büromanagement oder Projektassistenz
– Gute Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben
– Gute SAP-Kenntnisse, insbesondere im Bereich Buchhaltung und Projektüberwachung
– Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint); IT-Affinität wünschenswert
– Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Muttersprachniveau), gute Englischkenntnisse
– Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen, Dokumenten und Daten
– Kenntnisse im Qualitätsmanagement wünschenswert
– Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
– Ausgeprägte Teamfähigkeit, ein professionelles Auftreten sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen
Dieses Unternehmen zählt für besonderen Einsatz zu Standortmarketing & Mitarbeitergewinnung im Rahmen der jüwork-jülife.™ Kampagne für den Standort Jülich zu den Top Unternehmen 24.
Adresse Hauptsitz
Forschungszentrum Jülich
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Kontakt (allgemein)
Kontakt (Personalabteilung)
Henning Eggert
Teamleitung Personalmarketing im Geschäftsbereich Personal
E karriere@fz-juelich.de
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Das bieten wir Ihnen
- Strukturiertes Onboarding
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Möglichkeit zum Homeoffice
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Exzellente wissenschaftliche Infrastruktur
- Beratungsangebote des Career Center & Postdoc Office
- Karriereplanung und Mentoring
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Vergütung und Sozialleistungen nach TVöD Bund
- Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeitbeschäftigung) & freie Brückentage
- Grüner Campus und Sportangebote
- Führungsleitbild und Kompetenzmodell
- Unterstützungsangebote für Führungskräfte
- Angebot jährlicher Orientierungsgespräche
- Interdisziplinäre und internationale Teams
- Förderung von Diversity & Inclusion
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Das bietet Jülich für
*Die Einteilung von Menschen in Altersgruppen bietet eine sinnvolle Möglichkeit, Interessen und Aktivitäten besser zu organisieren und anzupassen. Dies ermöglicht, dass Gleichgesinnte mit ähnlichen Lebenserfahrungen und Bedürfnissen zusammenkommen, um soziale Interaktion und gemeinsame Aktivitäten zu fördern. Allerdings sollte beachtet werden, dass diese Einteilung nicht immer universell gültig ist, da wir Menschen unterschiedliche Interessen und Neigungen haben. Ein Kleinkind mag beispielsweise auch Spaß am Seniorenbingo haben. Trotzdem haben wir diese Aktivität nicht dort kategorisiert. Die Zuordnung dient lediglich als Orientierung!
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